星期五下午你正坐在办公室里，大量的工作依旧使你应接不暇。这时老板进来说："星期一我要用这份方案。我真希望能多给你一些时间，不过我知道我是能指望你的。"

     这新的要求意味着你不能如期完成其它工作。这样一来，不仅会使顾客失望，也会因拖延工作而要面对老板不悦的风险。

     你一定感到恼火和沮丧，但还是顾及前程。于是只好说："我想办法把它搞完。"你就得整个周末工作，放弃与家人团聚。下回要是老板在最后一刻再来一次突然袭击，你还这么干吗？其实你有几种选择，大概你没有考虑过。

 

任务三要素

     每一项任务都可以分解成以下三个要素：要求，即这项任务究竟要完成什么；时间，即完成任务所需时间；资源，为完成此项工作所需的物质条件。现在请把这三项要求设想为一个面积固定的三角形。一边设为时间，一边设为资源，底边设为要求。

     假定有个项目在两个助手下需要十天可以完成，而老板却只允许五天时间。要求你把时间的边砍掉一半。于是保持三角形总面积不变的唯一方法是加长一边或两边，即表示资源和要求的那两边。

     你有两个选择：说服老板要么分配更多的资源，要么调整工作要求。这也就是说，同意增加人力使方案如期完成，或者同意在规定的时间内只完成部分方案。

 

学会谈判

     如果你想在压力下有效地工作，必须学会谈判。这里有六条与老板和顾客谈判的办法。可能有助于你成功地处理事务，而不致总觉得落在日程的后面。

     一、考虑高质量完成任务所需的合理时间。准确估计完成每天工作所需要的时间，不要做力所不及的承诺。

     二、确定任务的要求。花点时间弄清老板和客户确切的需要。

     三、留有余地。要考虑原来共事的人可能突然调离，或某项工作比预计时间拖延。多数人都没有留有余地而不得不重新谈判。

     四：创造性地使用资源。公司的工作重点随时在变。一旦发生变化，就必须重新审视原先的估计，并要求更多的时间和资源。把变动方案提交老板和客户，例如改变日程，或者聘用顾问或临时帮手来处理短期的超量工作。

     五、要了解影响方案的是哪种要素。如果知道哪个要素是固定的，你可以调整另外两个要求。比如，任务的完成时间是固定的，可以提出改变任务的要求，也可以要求有更多的资源。如果资源固定，则可以改变要求或加长时间。

     六、学会说"你说得有道理，不过……"，而不是说"不"。还可以说："是，不过费用和结果会是……。"仔细验证期限、预算及任务要求等条件。到底有多少资源？你或许会吃惊。

 

巧妙的提问

     这里是几个有代表性的问法，可以用来验证这三个要素。

     关于要求--"要是我无法按期提交有确切数据的最后草案，我是否能先交一份估计数据的初步草案？"

     关于时间--"你是说绝对不能延期吗？"

     关于资源--"要是我理解得正确，任何情况下你都不会为外来协助付钱吗？"

     另一个有用的方法是，用你承诺的某些事情来换取你新要求的东西。这儿有几个范例，可以判断看似固定的要素究竟可否调整。

     针对要求固定的任务："要是把版面从四色改为三色，就可以节约300美元印刷费和2小时制版时间。"

     针对时间固定的任务："要是把工期延长一天，我们可额外多次3000个单位的货物。"

     针对资源固定的任务："要是把装配任务转包出去，我保证高质量按时间完成任务。"

     谈判是关键。不然，什么也别说。咬紧牙关，周末接着干嘛。

 

本文译自《世界经理人文摘》英文版1993年12月号。朱力译。原文摘处Training & Development，1993年5月，版权属American Society for Training and Development，Inc.，Alexandria，VA 22313-2043，U.S.A.。作者属设在美国马萨诸塞州的Catalyst Group。